Ob morgens im Meeting mit dem Team, zwischendurch am Arbeitsplatz eines Kollegen oder bei einem kleinen, unverbindlichen Plausch in der Kaffeeküche: Immer ist der Büroleiter der Digitalagentur Netzkern Christopher Loos mit dabei – und das, obwohl er selbst physisch gar nicht anwesend ist. Denn Loos sitzt in Hamburg und leitet die dortige Niederlassung des Wuppertaler Unternehmens.

Dass es trotzdem wirkt, als sei er vor Ort, hat er seinem „Double“ zu verdanken: Einem Telepräsenzroboter oder genauer gesagt einem iPad auf einem Segway. Wenn Loos mit dem Netzkern-Gründer und Vorstand Daniel Schulten sprechen will, schaltet er seinen Rechner in Hamburg an und verbindet ihn mit dem fahrbaren Gestell im Wuppertaler Büro. Dann manövriert er den Roboter von der Hansestadt aus durch das große Loft des nordrhein-westfälischen Standortes und besucht den Kollegen direkt an seinem Platz.

Genau so hatte sich Schulten die Zusammenarbeit vorgestellt, als sein Unternehmen Anfang August ein Büro in Hamburg aufbaute. „Eigentlich wollten wir eine Art Coffee-Cam installieren“, erzählt er. Die Webcam in der Kaffeeküche sollte den Plausch zwischen den Kollegen im Norden und in Wuppertal ermöglichen. Als Schulten nach einem Stativ für ein iPad suchte, stieß er dann aber zufällig auf den Telepräsenzroboter Double. Den fand er so interessant, dass er seine Kollegen fragte, ob die Idee „bekloppt oder cool“ sei. Die Mitarbeiter waren sich einig: cool.

Drei Monate nach dem Kauf des Double ist das Team immer noch begeistert von dem 2.000 Euro teuren Roboter. „Das ist genau das, was wir haben wollten“, meint Schulten. Dank Double müsse Loos nicht mehr warten, bis diejenigen im Konferenzraum sitzen, mit denen er etwas bereden möchte. Weil es im Loft keine Türen gibt, kann er sich per Roboter bequem von einem Platz zum nächsten bewegen. Auch eine eigene Ladestation hat Double inzwischen im Netzkern-Büro. Nur mit der Treppe hat Double noch ein Problem: Die Kollegen müssen Loos‘ Doppelgänger immer rauf- und runtertragen.

Telepräsenzroboter wie der Double stehen beispielhaft für die digitale Revolution in unseren Büros. Neue Gadgets vermischen am Arbeitsplatz der Zukunft die virtuelle mit der realen Welt vor Ort und verändern dadurch nicht nur unsere Kommunikation, sondern unsere gesamte Arbeitsweise.

Im ersten Schritt verändert die Digitalisierung unserer Büros die interne Kommunikation. E-Mails verlieren schon jetzt in vielen Unternehmen an Bedeutung. Stattdessen benutzen die Mitarbeiter soziale Firmennetzwerke wie Salesforce Chatter, Yammer von Microsoft oder Chat-Lösungen wie Slack, um Zweiergespräche zu führen und in Gruppen zu kommunizieren. Bei Chatter und Yammer können sie auch Umfragen erstellen, wenn sie eine Rückmeldung zu einem Thema brauchen, oder Dateien und Videos teilen. So soll der aktuelle Wissensstand des Unternehmens allen zur Verfügung stehen.

Über Yammer können Mitarbeiter zudem Dokumente erstellen, diese diskutieren und mit ihren Kunden auch außerhalb des Unternehmens teilen und besprechen. In Slack lassen sich alle sozialen Netzwerke – wie Facebook und Twitter – integrieren, sodass Nutzer immer nur Benachrichtigungen von einer Plattform bekommen und nicht von allen. Wer mehr als die Basisversion benutzen will, muss dafür allerdings auch zahlen: Die teuerste Version kostet pro Nutzer zwischen 12,50 und 15 US-Dollar.

Einige Firmen gehen weiter, um ihre Mitarbeiter zu motivieren: Der Telekommunikationskonzern Telefonica entwickelte beispielsweise die firmeneigene App „Recognise_D“, mit der sich die Mitarbeiter gegenseitig positives Feedback geben können. Hat ein Kollege eine Aufgabe besonders gut erledigt, kann man ihm per App dafür ein „D“ geben – für Discover, Disrupt oder Deliver (Entdecken, Stören, Abliefern) – und in wenigen Worten beschreiben, warum er ein Lob verdient hat.

Wie bei Facebook auch können alle Arbeitnehmer diese D-Einträge kommentieren und liken. Gute Leistungen werden somit gleich doppelt belohnt. Kollektives Schulterklopfen per App, wenn man so will. Ursprünglich stand „Recognise_D“ für alle Mitarbeiter bei Telefonica Europe zur Verfügung. Seit einer Umstrukturierung nutzen jedoch nur noch die Kollegen in Großbritannien die App.

Der Chemie- und Pharmakonzern Bayer wertet seine Firmen-App „Bayercareer“ mit rund 54.000 aktiven Nutzern als vollen Erfolg: Die App war ursprünglich nur eine Art Stellenbörse. Doch seit letztem Jahr können die Mitarbeiter darüber auch in Wissensfragen gegeneinander antreten. Sie funktioniert also wie ein firmeninternes Quizduell: Zwei Spieler beantworten Fragen zum Unternehmen.

„Mit diesem […] Ansatz wird das Ziel verfolgt, auf spielerische Weise Informationen über Bayer als gesellschaftlich verantwortlich handelndes Unternehmen und als attraktiver Arbeitgeber zu vermitteln“, lässt Bayer auf Anfrage vernehmen. Außerdem nutzt der Konzern die App als Rekrutierungshilfe: Er will damit unter anderem Talente anziehen. „Nach außen erwarten wir uns von der App mehr und bessere Bewerbungen“, so Bayer. Intern soll „Bayercareer“ eine größere Job-Rotation bewirken.

In der Fachsprache nennen sich solche Methoden Gamification: Beschäftigte sollen durch Apps und Programme spielend leicht lernen und arbeiten. Damit greifen Unternehmen auf bekannte Verhaltensmuster zurück. „Spielen ist eine uralte Kulturtechnik“, sagt der Social-Media-Experte und Digital-Stratege Christoph Deeg, der schon für das Goethe-Institut im Bereich Gaming forschte.

Gleichzeitig ist Spielen Deegs Erkenntnissen nach ein hochkomplexes Lernsystem: „Es bringt Menschen dazu, sich freiwillig stundenlang mit einer Materie zu befassen, während sie nebenbei verschiedene Kompetenzen erlernen“, erklärt er. Diesen Aspekt möchten Unternehmen nun verstärkt für ihre Zwecke nutzen: Denn motivierte Mitarbeiter – so die Überlegungen in den Chefetagen – leisten mehr und bringen der Firma somit mehr ein.

Der bekannteste Anbieter für Gamification kommt aus den USA und heißt Badgeville. Das Unternehmen erstellt für Arbeitgeber eine Website oder eine App, die Leistungen an sogenannte Rewards knüpft. Die Arbeit wird zum Computerspiel, in dem der Beschäftigte verschiedene Level erreichen kann, Punkte sammelt und virtuelle Auszeichnungen erhält.

Vertriebler, die bestimmte Auftragsmarken knacken, bekommen via Badgeville beispielsweise Gutscheine. Diese Form der Mitarbeitermotivation nutzen bereits Unternehmen wie Walmart, Deloitte oder auch Philips.

Prinzipiell hält Deeg den Gamification-Ansatz für sinnvoll: „Die Generation Y ist eine Gamer-Generation, denn sie ist mit der Playstation und der Wii aufgewachsen.“ Trotzdem kritisiert er den rein digitalen Ansatz von Plattformen wie Badgeville. „Gamification ist ein übergreifender Management-Ansatz“, erklärt er. Unternehmen könnten nicht einfach ein Portal bauen und erwarten, dass sich dadurch die Leistung der Mitarbeiter steigere.

Der Führungsstil des Managers muss Gamification-Grundsätzen entsprechen, denn: „Beim Spielen geht es darum, Fehler zu machen“, so Deeg. Doch wenn eine Führungskraft oder ein Chef jeden kleinen Fehltritt sanktioniert, stimmt das Umfeld nicht: Aus einem gut gemeinten Spiel wird dann schnell bitterer Ernst.

Aber auch äußere Faktoren sollen im Büro der Zukunft für eine positive Atmosphäre sorgen. Gerade in Großraumbüros löst die Frage „Fenster auf oder zu?“ regelmäßig Diskussionen aus: Dem einen Mitarbeiter ist es zu kalt, dem anderen zu stickig. Die Studie „Gerüche im Arbeitsumfeld“ von Net-request zeigt, wie wichtig solche Faktoren sind: 62 Prozent der Befragten glauben, dass schlechte Luft ihre Konzentration stört; fast jeder Zweite hält sich in einem miefigen Büro für weniger leistungsfähig. Gadgets versuchen, diese Befindlichkeiten zu verbessern.

Die smarte Wetterstation von Netatmo hilft in dieser Situation mit Fakten. Anders als der Name vermuten lässt, zeigt das Gadget des französischen Startups nicht nur das Wetter an, sondern trifft auch Aussagen zu Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Luftdruck und Kohlenstoffdioxid-Gehalt im Büroraum. Selbst Lautstärke und Staubkonzentration misst das Gadget. Steigt der CO2-Gehalt im Raum über einen bestimmten Wert, empfiehlt Netatmo mit einer Nachricht, das Fenster zu öffnen – allen Diskussionen zum Trotz.

Ähnlich sieht es mit der Bürobeleuchtung aus. Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation stellt in einer Studie fest: Mitarbeiter, die ihr Licht am Arbeitsplatz nicht selbst steuern können, bewerten nicht nur die Qualität der Bürobeleuchtung insgesamt schlechter, sondern auch ihr Wohlbefinden. Selbst die Farbtemperatur des Bürolichts beeinflusst ihre Stimmung: Je wärmer sie die Beleuchtung einschätzen, desto besser fühlten sich Arbeitnehmer.

Gleichzeitig fördert es laut Fraunhofer Institut die Konzentration, wenn sich das Licht über die Arbeitszeit hinweg verändert. Mit der Lichtdecke „Virtual Sky“ hat das Fraunhofer Institut eine solche Lichtquelle geschaffen: Sie simuliert die Wolkenbewegungen am Himmel und suggeriert den Mitarbeitern, unter freiem Himmel zu arbeiten – was deren Leistung steigern soll. Noch sind solche Technologien in der Entwicklung – sie zeigen aber, in welche Richtung optimale Arbeitsbedingungen bereits gedacht werden.

Wie die Stimmung im Unternehmen selbst ist, finden Arbeitgeber schon lange über Umfragen unter den Mitarbeitern heraus. Neu ist, dass diese mit Apps wie „Officevibes“ auch einmal pro Woche das Feedback der Mitarbeiter zu ihren Arbeitsbedingungen einholen können. Die Idee: Wer weiß, dass seine Angestellten unzufrieden sind, kann reagieren und die Situation ändern, bevor diese kündigen.

Den Mitarbeiter durch ideale Wohlfühlbedingungen zu halten und zu Höchstleistungen zu animieren, bedeutet aber auch, nicht alle Arbeitnehmer über einen Kamm zu scheren – sondern auch das Individuum in den Fokus zu nehmen. Wie stark dieser Trend geworden ist, zeigt sich an Apps wie „Kelaa“. Das Münchner Startup Soma Analytics – dessen Name sicher nicht zufällig an die nebenwirkungsfreie Wohlfühldroge „Soma“ aus Aldous Huxleys dystopischem Roman „Schöne neue Welt“ erinnert – analysiert damit die Stimmfrequenzen von Mitarbeitern.

Will ein Vorgesetzter also wissen, wie sich seine Mitarbeiter fühlen, muss dieser nur jemanden anrufen – Soma Analytics erkennt anhand der Stimme, ob der Kollege lächelt, schmollt oder grollt, ob er gestresst ist oder entspannt. Die Daten sollen Arbeitgeber frühzeitig auf schädliche psychische Belastungen hinweisen. Soma Analytics verspricht, dass das Stresslevel der Mitarbeiter schon nach drei Wochen um 15 Prozent sinkt. In einer Zeit, in der psychische Krankheiten zunehmen und die Betriebe jährlich Milliarden kosten, trifft das sicherlich einen Nerv.

Gadgets vermessen aber nicht nur den psychischen Zustand der Mitarbeiter, sondern auch ihre physische Gesundheit. Der Smart-Gadget-Hersteller Jawbone hat diesen Markt bereits für sich entdeckt. Er ist eigentlich bekannt für seine Armbänder, mit denen Endverbraucher ihre Fitness messen können. Doch das Interesse von Unternehmen sei so groß gewesen, berichtet Jawbone in seinem Business-Blog, dass sie das Produkt „Up for Groups“ entwickelt haben, das „Business Wellness“ liefern soll.

Mit „Up for Groups“ können nicht nur Einzelpersonen Fitness-Indikatoren wie Schlaf, Anzahl der Schritte pro Tag und vieles mehr messen. Auch der Arbeitgeber weiß, wie es seinen Mitarbeitern geht. Die Daten erhält er anonymisiert pro Gruppe. Geht ein Team etwa nicht genügend Schritte pro Tag, kann er eine Nachricht an die Mitarbeiter senden oder Aufgaben über das Tool erstellen. Arbeitgeber werden damit fast zum Personal Trainer.

Diese Vermessung der Mitarbeiter löst aber auch Bedenken aus. Dass der Arbeitgeber etwa Details über das Stresslevel seiner Mitarbeiter kennt, kann auch negativ sein. Es könnte sie unter Druck setzen, weil sie wissen, dass der Chef persönliche Daten zu ihrem physischen und mentalen Zustand mitliest. Und auch Gadgets wie der Telepräsenzroboter lassen sich nicht nur in einem positiven Licht betrachten. Sie können zum Beispiel die Kommunikation auch unpersönlicher machen.

Der Double-Konkurrent Anybots wirbt etwa damit, dass sein Produkt Geschäftsreisen überflüssig macht – und erinnert damit ein wenig an den Film „Up in the air“. Darin soll der Kündigungsprofi Ryan Bingham (George Clooney) plötzlich nicht mehr durch’s Land reisen, um Mitarbeiter zu feuern, sondern diesen Job via Video-Chat erledigen – mit fatalen zwischenmenschlichen Konsequenzen. Und auch die Agentur Netzkern musste feststellen, dass nicht jeder Mitarbeiter in der Hamburger Niederlassung gerne mit dem Double-Roboter durch das Wuppertaler Büro düst: Loos‘ Kollegen haben größere Berührungsängste als der Büroleiter. „Das Gerät hat eine leichte Latenz“, erklärt Schulten. Man könne damit schon auch mal vor eine Glaswand fahren.